Tietosuojaseloste
Päivitetty 30.8.2026
1. Rekisterinpitäjä
Aurora Events Oy
Y-tunnus 3558759-3
Erolantie 8
15540 Villähde
Verkkosivut:
auroraevents.fi
outdoorevents.fi
Tietosuojaa koskevat yhteydenotot:
Ari Kärkkäinen
ari.karkkainen@auroraevents.fi
2. Mitä tämä tietosuojaseloste koskee?
Tässä tietosuojaselosteessa kerromme, miten Aurora Events Oy käsittelee henkilötietoja.
Seloste koskee erityisesti
Aurora Events Oy:n ja Outdoor Events -tapahtumabrändin tapahtumiin osallistuvia henkilöitä
koulutuksiin, seminaareihin ja muihin tilaisuuksiin osallistuvia henkilöitä
asiakkaita ja potentiaalisia asiakkaita
yhteistyökumppaneita ja heidän yhteyshenkilöitään
uutiskirjeen tilaajia
verkkosivujen kautta yhteyttä ottavia henkilöitä.
Outdoor Events on Aurora Events Oy:n tapahtumabrändi eikä erillinen rekisterinpitäjä.
3. Mitä henkilötietoja käsittelemme?
Käsiteltävät tiedot riippuvat siitä, missä yhteydessä henkilö asioi kanssamme.
Voimme käsitellä esimerkiksi seuraavia tietoja:
nimi
sähköpostiosoite
puhelinnumero
yritys tai organisaatio ja henkilön asema siinä
tapahtumaan, koulutukseen tai seminaariin ilmoittautumista koskevat tiedot
valittu tapahtuma, matka, sarja tai muu osallistumisvaihtoehto
laskutukseen ja maksamiseen tarvittavat tiedot
yhteydenottojen ja asiakasviestinnän tiedot
uutiskirjeen tilaamista ja markkinointisuostumusta koskevat tiedot
suoramarkkinointikiellot
tapahtumissa otetut valokuvat ja videot
tapahtuman ajanottoa ja tulospalvelua varten tarvittavat tiedot
alaikäisen osallistujan huoltajan lupa ja siihen liittyvät tarpeelliset tiedot.
Seminaareissa ja koulutuksissa voimme lisäksi kerätä osallistujan itse ilmoittamia erityisruokavalio- ja allergiatietoja silloin, kun niitä tarvitaan tarjoilujen turvalliseen järjestämiseen.
Emme kerää Outdoor Events -liikuntatapahtumissa osallistujilta diagnooseja, lääkityksiä tai muita terveydentilaa koskevia yksityiskohtaisia tietoja.
Osallistumisen ehtona voidaan kuitenkin edellyttää, että osallistuja vahvistaa olevansa oman arvionsa mukaan terveydentilansa ja toimintakykynsä puolesta kykenevä osallistumaan tapahtumaan. Vahvistuksen yhteydessä ei pyydetä kuvaamaan osallistujan terveydentilaa.
4. Mihin tarkoituksiin ja millä perusteella henkilötietoja käsitellään?
Tapahtumien, koulutusten ja seminaarien järjestäminen
Henkilötietoja käsitellään
ilmoittautumisten vastaanottamiseen ja hallintaan
osallistumisen ja maksujen käsittelyyn
osallistujaviestintään
tapahtuman tai muun tilaisuuden järjestämiseen
turvallisen tapahtuman toteuttamiseen
ajanoton ja tulospalvelun toteuttamiseen.
Käsittely perustuu pääasiassa osallistujan ja Aurora Events Oy:n välisen sopimuksen tekemiseen ja täytäntöönpanoon.
Asiakkuuksien ja yhteistyösuhteiden hoitaminen
Tietoja käsitellään asiakassuhteiden, toimeksiantojen ja yhteistyökumppanuuksien hoitamiseen, yhteydenpitoon, projektien hallintaan, tarjouksiin ja laskutukseen.
Käsittely perustuu tilanteesta riippuen sopimukseen, sopimuksen valmisteluun tai Aurora Events Oy:n oikeutettuun etuun hoitaa liiketoimintaansa ja asiakas- ja yhteistyösuhteitaan.
Yhteydenottoihin vastaaminen
Verkkosivujen yhteydenottolomakkeen kautta annetut tiedot toimitetaan Aurora Events Oy:n Microsoft 365 -sähköpostiin.
Tietoja käsitellään yhteydenottoon vastaamista ja asian mahdollista jatkokäsittelyä varten.
Käsittely perustuu tilanteesta riippuen sopimuksen valmisteluun tai Aurora Events Oy:n oikeutettuun etuun vastata sille osoitettuihin yhteydenottoihin.
Uutiskirje ja sähköinen markkinointi
Kuluttajille lähetettävä uutiskirje ja muu sähköinen suoramarkkinointi perustuu pääsääntöisesti henkilön etukäteen antamaan suostumukseen.
Tapahtumaan ilmoittautuminen ei sellaisenaan tarkoita uutiskirjeen tilaamista.
Uutiskirjeen tilaamisen yhteydessä annettu suostumus voidaan peruuttaa milloin tahansa uutiskirjeessä olevan peruutuslinkin kautta.
Yrityksille ja yhteisöille sekä niiden tehtävänsä perusteella relevantissa asemassa oleville yhteyshenkilöille voidaan lähettää toimintaa koskevaa viestintää sovellettavan lainsäädännön sallimissa rajoissa.
Suoramarkkinoinnin voi aina kieltää.
Erityisruokavaliot ja allergiat
Seminaariin tai koulutukseen osallistuva henkilö voi vapaaehtoisesti ilmoittaa erityisruokavaliosta tai allergiasta, jos tieto on tarpeellinen tarjoilujen järjestämistä varten.
Allergiatieto voi sisältää terveydentilaa koskevaa henkilötietoa. Tällaisen tiedon käsittely perustuu henkilön nimenomaiseen suostumukseen.
Tiedot käsitellään vain tarjoilujen järjestämiseksi.
Ravintolalle, hotellille tai muulle tarjoilujen järjestäjälle tiedot toimitetaan mahdollisuuksien mukaan ilman henkilön nimeä, esimerkiksi muodossa:
2 laktoositonta
1 vegaaninen
3 ilman sipulia.
Henkilökohtaisia allergiatietoja ei säilytetä sen jälkeen, kun niitä ei enää tarvita kyseisen tilaisuuden järjestämiseen.
5. Tapahtumissa kuvaaminen
Aurora Events Oy:n järjestämissä tapahtumissa voidaan ottaa valokuvia ja videoita.
Kuvia voidaan käyttää
Aurora Events Oy:n verkkosivuilla
Outdoor Events -verkkosivuilla
Aurora Events Oy:n ja Outdoor Eventsin sosiaalisen median kanavissa
tulevien tapahtumien markkinoinnissa
Aurora Events Oy:n toimintaa koskevassa viestinnässä.
Tapahtuman yleistä tunnelmaa, tapahtuma-aluetta tai osallistujajoukkoa kuvaavien kuvien käsittely voi perustua Aurora Events Oy:n oikeutettuun etuun viestiä ja markkinoida järjestämiään tapahtumia.
Jos henkilö on kuvan selkeä pääkohde tai hänestä otetaan erillinen henkilö- tai markkinointikuva, kuvan käytölle pyydetään tarvittaessa suostumus.
Osallistujalla on mahdollisuus ilmoittaa, ettei hän halua tulla tunnistettavasti kuvatuksi tai ettei hänestä otettuja tunnistettavia kuvia käytetä markkinoinnissa. Tapahtumakohtaisissa ohjeissa kerrotaan, miten tämä ilmoitetaan käytännössä.
Tunnistettavan alaikäisen henkilön käyttämiseen markkinointikuvan pääkohteena pyydetään huoltajan suostumus.
6. Alaikäiset osallistujat
Alaikäinen voi osallistua Outdoor Events -tapahtumaan tapahtumakohtaisten osallistumisehtojen mukaisesti huoltajan kirjallisella luvalla.
Huoltajan ja alaikäisen henkilötietoja käsitellään vain siinä laajuudessa kuin osallistumisen, turvallisuuden ja osallistumisehtojen toteuttaminen edellyttää.
7. Mistä henkilötiedot saadaan?
Tiedot saadaan pääasiassa henkilöltä itseltään esimerkiksi
Liveto-ilmoittautumispalvelun kautta
uutiskirjeen tilauksen yhteydessä
verkkosivujen yhteydenottolomakkeelta
sähköpostitse
asiakas- tai yhteistyösuhteen yhteydessä.
Yritys- ja yhteistyökumppanitoiminnassa yhteystietoja voidaan saada myös yritysten ja organisaatioiden verkkosivuilta sekä muista julkisista lähteistä.
8. Käyttämämme järjestelmät ja palveluntarjoajat
Aurora Events Oy käyttää toimintansa järjestämisessä ulkopuolisia palveluntarjoajia.
Keskeisiä käytössä olevia järjestelmiä ovat:
Liveto
Tapahtumien ilmoittautuminen ja siihen liittyvä osallistujatietojen käsittely.
Kivalta / Lainux Oy
Taloushallinto, kirjanpito ja laskutukseen liittyvien tietojen käsittely.
Microsoft 365
Sähköposti ja siihen liittyvä viestintä.
Sender
Uutiskirjeiden tilaajien hallinta ja uutiskirjeiden lähettäminen.
Hostinger
Aurora Events Oy:n ja Outdoor Eventsin verkkosivujen ylläpito ja hosting.
Aurora Events Oy:n oma CRM-järjestelmä
Asiakas-, yhteistyökumppani-, projekti- ja yhteydenottotietojen hallinta. Järjestelmän tiedot säilytetään paikallisesti Aurora Events Oy:n käytössä olevalla tietokoneella.
Lisäksi tapahtumissa voidaan käyttää ulkopuolista ajanotto- tai tulospalvelun toteuttajaa. Tälle luovutetaan vain palvelun toteuttamiseksi tarpeelliset osallistujatiedot.
Palveluntarjoaja voidaan nimetä tarkemmin tapahtumakohtaisissa tiedoissa, kun palveluntuottaja on valittu.
Palveluntarjoajat voivat toimia Aurora Events Oy:n henkilötietojen käsittelijöinä tai joissakin tilanteissa itsenäisinä rekisterinpitäjinä niiden oman palvelun luonteesta riippuen.
9. Luovutetaanko henkilötietoja ulkopuolisille?
Henkilötietoja ei myydä ulkopuolisille.
Tietoja voidaan luovuttaa tai antaa käsiteltäväksi siinä määrin kuin se on tarpeellista esimerkiksi
tapahtuman järjestämiseksi
ajanoton tai tulospalvelun toteuttamiseksi
maksujen ja taloushallinnon hoitamiseksi
sähköpostin ja uutiskirjeen toimittamiseksi
verkkosivujen ylläpitämiseksi
viranomaisvelvoitteiden täyttämiseksi.
Palveluntarjoajille annetaan vain niiden tehtävän suorittamisen kannalta tarpeelliset tiedot.
10. Siirretäänkö tietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle?
Aurora Events Oy pyrkii käyttämään palveluja, joissa henkilötietoja käsitellään ensisijaisesti EU- tai ETA-alueella.
Kansainvälisten verkkopalveluiden, niiden teknisten toimintojen tai alihankkijoiden käytön yhteydessä henkilötietoja tai niihin liittyviä teknisiä tietoja voidaan kuitenkin joissakin tilanteissa käsitellä myös EU- tai ETA-alueen ulkopuolella.
Jos henkilötietoja siirretään maahan, jonka tietosuojan tasosta Euroopan komissio ei ole tehnyt riittävyyspäätöstä, siirrossa käytetään GDPR:n edellyttämää siirtomekanismia, kuten Euroopan komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita, sekä tarvittaessa muita suojatoimia.
11. Kuinka kauan henkilötietoja säilytetään?
Henkilötietoja ei säilytetä pidempään kuin niiden käyttötarkoitus tai lainsäädäntö edellyttää.
Tapahtumaan, koulutukseen tai seminaariin liittyviä tietoja säilytetään tapahtuman järjestämisen ajan ja sen jälkeen niin kauan kuin tietoja tarvitaan esimerkiksi sopimus-, maksu-, vastuu- tai muiden perusteltujen velvoitteiden vuoksi.
Kirjanpitoon ja laskutukseen kuuluvia tietoja säilytetään kirjanpitolainsäädännön edellyttämän ajan.
Uutiskirjeen tilaajan tietoja säilytetään niin kauan kuin uutiskirjetilaus on voimassa.
Uutiskirjeen tilauksen peruuttamisen jälkeen voidaan säilyttää tarpeellinen tieto kiellosta, jotta henkilölle ei lähetetä myöhemmin hänen kieltämäänsä markkinointia.
Erityisruokavalio- ja allergiatiedot poistetaan, kun niitä ei enää tarvita kyseisen tapahtuman tarjoilujen järjestämiseksi.
Yhteydenottoihin liittyvät tiedot poistetaan, kun niiden säilyttämiselle ei enää ole asiakkuuteen, toimeksiantoon tai muuhun perusteltuun tarkoitukseen liittyvää syytä.
Valokuvia ja videoita säilytetään niin kauan kuin niiden käyttäminen alkuperäiseen viestintä- tai markkinointitarkoitukseen on perusteltua. Kuvien tarpeellisuutta arvioidaan niiden käyttötarkoituksen ja ajankohtaisuuden perusteella.
12. Miten henkilötiedot suojataan?
Henkilötietoihin on pääsy vain sellaisilla henkilöillä, joiden tehtävien hoitaminen edellyttää tietojen käsittelyä.
Sähköiset järjestelmät suojataan asianmukaisin käyttäjätunnuksin, salasanoin ja käytössä olevien palveluiden tietoturvaratkaisuin.
Paikallisesti säilytettävät tiedot suojataan siten, etteivät ulkopuoliset pääse niihin ilman asianmukaista käyttöoikeutta.
Aurora Events Oy huolehtii henkilötietoja käsittelevien palveluntarjoajien kanssa tarvittavista tietosuojaa koskevista järjestelyistä.
13. Verkkosivut ja evästeet
Aurora Events Oy:n verkkosivut ovat auroraevents.fi ja outdoorevents.fi.
Sivustoilla ei tällä hetkellä käytetä Google Analyticsia, Meta Pixeliä tai vastaavaa käyttäjien markkinointi- tai analytiikkaseurantaa.
Sivustojen tekninen toiminta voi edellyttää välttämättömien evästeiden tai vastaavien teknisten tietojen käyttöä.
Jos sivustoille myöhemmin otetaan käyttöön analytiikkaa, mainonnan seurantaa tai muita ei-välttämättömiä evästeitä, niiden käyttöä ja tätä tietosuojaselostetta päivitetään ja käyttäjältä pyydetään tarvittaessa asianmukainen suostumus ennen niiden käyttämistä.
14. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön mukaisesti tilanteesta riippuen oikeus
saada tieto siitä, käsittelemmekö hänen henkilötietojaan
saada pääsy omiin henkilötietoihinsa
pyytää virheellisen tai puutteellisen tiedon korjaamista
pyytää henkilötietojen poistamista
pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista
vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa henkilötietojen käsittelyä
vastustaa henkilötietojen käyttämistä suoramarkkinointiin
saada tietyissä tilanteissa itse toimittamansa henkilötiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen
peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa.
Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen.
Kaikki oikeudet eivät ole ehdottomia. Esimerkiksi lakisääteisesti säilytettäviä kirjanpitotietoja ei voida poistaa rekisteröidyn pyynnöstä ennen lakisääteisen säilytysajan päättymistä.
Tietosuojaa koskevan pyynnön voi lähettää osoitteeseen:
ari.karkkainen@auroraevents.fi
Aurora Events Oy voi tarvittaessa pyytää henkilöllisyyden varmistamista ennen pyynnön toteuttamista.
15. Oikeus tehdä valitus
Jos rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan käsitellään tietosuojalainsäädännön vastaisesti, hänellä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
Suomessa valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto.
16. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Aurora Events Oy ei käytä henkilötietoja sellaiseen automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin, jolla olisi rekisteröityä koskevia oikeusvaikutuksia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia.
17. Tietosuojaselosteen päivittäminen
Aurora Events Oy päivittää tätä tietosuojaselostetta tarvittaessa, jos henkilötietojen käsittely, käyttämämme palvelut tai lainsäädäntö muuttuvat.
Ajantasainen tietosuojaseloste julkaistaan verkkosivuillamme.